Det är viktigt att tänka på dina behov som företagare när du väljer bokföringsprogram. Som nystartad kan det vara knepigt att veta vad du behöver och vilka funktioner som kan vara bra för ditt företag och din bokföring.
Har du drivit företag en stund eller gjort det innan vet du säkert lite mer vad du har för krav och önskemål och det gör valet av bokföringsprogram lite enklare.
Vilka funktioner behöver du?
Vissa funktioner måste du ha för att följa Skatteverket krav och bokföringslagen. Bland annat behöver du kunna spara din bokföring i 7 år. Det här gör du ofta i pappersform men utvecklingen går mot att arkiveringen i framtiden kommer att ske digitalt.
Något som är bra att titta på är om bokföringsprogrammet stödjer import och export av SIE-filer. En SIE-fil är en fil i ett allmänt format som de allra flesta bokföringprogram kan hantera. Filen kan du importera i andra program eller till exempel skicka till din redovisningskonsult eller revisor när det är dags för bokslut (om du tar hjälp vid bokslutet).
Uppdateringar
Ett webbaserat bokföringsprogram har fördelen att leverantören alltid står för uppdateringar och du kan sköta din bokföring från vilken dator som helst som har internetuppkoppling. Det är viktigt att ditt bokföringsprogram uppdateras regelbundet så att det följer alla säkerhetskrav och uppdatering av regelverk.
Uppdateringar är i regel något som är skönt att slippa fundera på. Ett lokalt installerat program kan kanske kännas säkrare, men i dagsläget är molntjänser och webbaserade tjänster så utbredda och vanliga (tänk bara på internetbankerna!) att säkerhetsnivån är densamma som i lokalt installerade.
Rapporter
Det är ju verkligen inte helt enkelt att veta vad du behöver. Speciellet om du inte bokfört själv innan.
Det viktigaste du behöver kunna göra är att bokröa in- och utbetalningar. Men du kanske även vill kunna fakturera, plocka ut resultatrapporter, balansrapporter och momsrapporter.
Här är de viktigaste rapporterna som du troligtvis behöver:
- resultatrapport
- balansrapport
- momsrapport
- huvudbok
- verifikationslista
Kontrollera att programmet du väljer stödjer samtliga.
Fakturering
Du som fakturerar vill kanske inte bara kunna skriva fakturor. Du vill även kunna skicka på ett smidigt sätt, skriva offerter, avier, påminnelser och räntefakturor på ett enkelt sätt. Kontrollera att detta ingår i faktureringsmodulen i ditt bokföringsprogram eller i ditt externa faktureringsprogram om du väljer ett sådant.
Testa!
Det flesta bokföringsprogram och tjänster erbjuder dig att testa en period gratis. Gör det. Ta chansen och utvärdera. De flesta har även någon sorts genomgång eller adminstration.
Support
De allra flesta leverantörer erbjuder programsupport i det ordinarie priset. Pris för bokföringsrådgivning kan dock variera och ingår endast hos vissa leverantörer. Om du känner dig lite osäker på bokföring överlag är detta något som ofta är väldigt bra att ha. De bokföringsrådgivningar som finns hos de olika leverantörerna håller hög kvalitet och personerna som svarar är redovisningsekonomer och egenföretagare som är vana bokförare.
Flera användare
Om ni är flera i verksamheten som behöver kunna komma åt bokföringen, eller om du samarbetar med en konsult, är det bra att kunna lägga till flera användare. Kolla om detta kostar extra och hur mycket kontroll du kan ha över de olika användarna. I vissa fall ingår det och du kan själv administrera vem som ska se vad i din bokföring.
Är det enkelt att byta program?
Ja om ditt nuvarande program stödjer SIE-fil och ditt nya program också gör det är det inga problem. Ofta är det enklast att byta vid ett årsskifte, men det går även bra att bya mitt i året om du vill göra det. Kom bara ihåg att ta ut alla eventuella fakturor och spara alla rapporter som backup för säkerhets skull.
Sammanfattning av vad du behöver tänka på när du väljer bokföringsprogram
- Kommer mitt bokföringsprogram klara av mina behov idag och imorgon?
- Vill jag kunna komma åt min bokföring var som helst? (om JA, välj ett webbaserat!)
- Görs det back-up av min bokföring?
- Behöver ja gäven bokföringssupport?
- Finns det tillval som förenklar min bokföring?
- Kan jag testa bokföringsprogrammet gratis innan jag köper det?
Test – vilket bokföringsprogram ska jag välja?
På Nystartad.se kan du testa vilket sätt att bokföra som passar dig!
Här kan du läsa mer om hur du skall tänka när du väljer bokföringsprogram